Cambio en la función financierael rediseño de los procesos de gestión de tesorería

Résumé

Durante gran parte de la segunda mitad del siglo XX, la investigación de Contabilidad para la Gestión (en adelante, CG) ha estado muy influida por la Contabilidad de Costes, constituyendo el cálculo del coste de los productos y su planificación y control una cuestión de estudio prioritaria. No obstante, a partir de los años 80 y, sobre todo, en los 90, la investigación en CG ha conocido un impulso renovado que la ha llevado a superar esta concepción estricta, como podemos apreciar en la ampliación de las cuestiones que estudian los investigadores de esta disciplina, así como en la utilización de nuevos enfoques teóricos y diferentes métodos de investigación (Escobar y Lobo, 2001a). De este modo, la CG ha evolucionado hasta conceptualizarse en la actualidad de forma amplia como un sistema de información que suministra información para la gestión empresarial. Los importantes cambios que se están produciendo en el entorno en el que se desenvuelven las organizaciones han contribuido en gran medida a impulsar esta evolución de la CG. Entre estos cambios destacamos dos: la globalización de la competencia que ha aumentado la incertidumbre en la que se desarrolla la gestión empresarial, demandando a la CG el suministro de una información lo más oportuna y relevante posible; y el avance de las nuevas tecnologías de información y comunicación que posibilitan la introducción de nuevas técnicas de gestión en las organizaciones y facilitan la satisfacción de esta demanda de información. Éstos y otros cambios han atraído la atención de los investigadores, interesados en conocer con mayor profundidad cómo responde la CG ante los desafíos que plantea el desarrollo de la gestión empresarial en el entorno actual. Dentro de la investigación de CG, el estudio de los procesos de cambio organizativo (en adelante, CO) se ha convertido en una cuestión de gran interés, dado que estos procesos, por un lado, suelen afectar de forma considerable al sistema de CG y, por otro, pueden ser afectados por los roles que pueda desempeñar la CG durante el mismo. En este sentido, la CG forma parte de la realidad organizativa y si ésta emprende un CO para afrontar las condiciones dinámicas del entorno, la CG también cambia y, además, puede contribuir al cambio. Así sucede, por ejemplo, cuando las organizaciones realizan una fusión o una adquisición empresarial, se privatizan o implantan nuevas tecnologías de la información (en adelante, TI), los cuales se corresponden con los tres inductores de CO más comunes en el entorno actual. Dadas las importantes repercusiones que pueden conllevar para la CG, cada vez son más los trabajos que reconocen la necesidad de su estudio desde nuestra disciplina, desarrollando la investigación al respecto. No podemos decir lo mismo para la Reingeniería de Procesos de Negocio (Business Process Reengineering, BPR), entendida como una práctica empresarial consistente en la consecución de mejoras radicales del rendimiento organizativo mediante el rediseño de los procesos de negocio, utilizando para ello las nuevas TI. Este inductor de CO que ha generado una extensa literatura en poco más de una década, ha recibido una escasa consideración desde la perspectiva de la CG, menor aun si consideramos la investigación en nuestro país. Este hecho, sin embargo, no se corresponde con la amplia difusión de que goza esta práctica empresarial, como se pone de manifiesto, entre otros, en el trabajo de Andreu et al. (1996a), quienes al realizar una encuesta a las seiscientas mayores compañías del mundo, confirmaron que el 75% de las europeas y el 69% de las americanas habían implantado al menos una iniciativa de BPR. De mayor importancia si cabe, es el dato que sitúa el porcentaje de fracaso de estos proyectos entre el 50% y el 70% (Mumford, 1994; Kim y Kim, 1998; Mayer y DeWitte, 1999). A este respecto, como investigadores de CG, creemos necesario desarrollar la investigación sobre BPR por dos razones, fundamentalmente. En primer lugar, porque se corresponde con una práctica empresarial muy extendida en las empresas que conlleva cambios radicales para las organizaciones y sus sistemas de información, entre ellos el de CG. En este sentido, sería conveniente conocer con mayor profundidad por qué y cómo se implanta un proyecto de BPR y qué repercusiones tiene sobre la CG y la realidad organizativa de la que ésta forma parte. En segundo lugar, porque con ello podríamos aumentar los conocimientos sobre éste y contribuir así, en una lógica de mejora, a reducir el considerable porcentaje de fracaso de este tipo de proyectos y las consecuencias negativas que puede llevar aparejadas. Así pues, estamos interesados en el estudio de los procesos de CO y sus repercusiones sobre la CG, preferentemente por los inducidos por la implantación del BPR. Ahora bien, la CG no se corresponde con un departamento estanco dentro de la organización, con unos límites estrictamente definidos y una atribución de roles independientes de los de otras funciones. Por el contrario, entendemos la CG como un sistema de información que se extiende a través de toda la organización, llegando a las distintas áreas y niveles organizativos, a los que suministra información para sus tareas de planificación y control, es decir, les proporciona información para la toma de decisiones que implica la gestión empresarial. Conscientes del carácter difuso de los límites de la CG, hemos delimitado nuestro objeto de estudio enfocándonos sobre una parte específica de ésta, la que se refiere a la Gestión de Tesorería, enmarcada dentro de la Función Financiera. Así, pretendemos analizar el proceso de cambio en el sistema de tesorería, sin ceñirnos a sus aspectos tecnológicos exclusivamente, sino considerando también el contexto social y organizativo más amplio en el que sucede (Pettigrew, 1997). En este sentido, destacamos aquí la necesidad de contextualizar los procesos de cambio de la CG desde la perspectiva social para lograr una comprensión más amplia del fenómeno estudiado, lo que supone considerar diversos factores, como la cultura organizativa, las relaciones de poder, los conflictos entre los empleados, sus comportamientos, sus actitudes, etc. La razón principal por la que nos hemos centrado en la Función Financiera es su afinidad a la CG, como demuestran los trabajos realizados por Russell et al. (1999), Siegel (1999) y Pierce (2001) sobre la evaluación de la profesión de los contables de gestión, en los que identificaron los cambios en la Función Financiera como la causa principal de los cambios en la CG. En efecto, la Función Financiera ha sido una de las más afectadas por los cambios del entorno, evolucionando en la actualidad desde su consideración como una función de apoyo, implicada fundamentalmente en el procesamiento de transacciones y en la realización de tareas de control, hacia una función con una participación más elevada en el diseño de la estrategia a seguir por la empresa, una mayor implicación en el negocio y proporcionando un apoyo esencial a la toma de decisiones de la Alta Dirección y de las áreas funcionales de la organización (Lewis y McFaden, 1993; Freeman, 1997; Morgan, 2001). Dentro de la Función Financiera, la Gestión de Tesorería es quizá la función que ha experimentado el avance más importante en las dos últimas décadas (Greifer, 2001), facilitado en gran parte por la introducción de las nuevas TI, tales como las redes de información, el software específico de Tesorería, la banca electrónica, EDI (Electronic Data Interchange), Internet, etc., que han posibilitado la evolución desde una Tesorería Operativa, orientada principalmente al registro y procesamiento de transacciones, hacia una Tesorería de Gestión (Torre et al., 1998), en la que predomina la toma de decisiones y las tareas de gestión de los flujos monetarios, de los riesgos financieros, de las relaciones con las entidades financieras, etc. (Teigen, 2001). Así pues, nuestro trabajo se va a desarrollar siguiendo el marco teórico general que nos proporciona la investigación de los procesos de CO desde la perspectiva de la CG. El objetivo principal consiste en analizar las repercusiones sobre la CG de los procesos de CO inducidos por el rediseño basado en las TI de los procesos financieros y, más en particular, de la Gestión de Tesorería, lo que nos llevará a identificar no solo los distintos aspectos tecnológicos integrados en estos procesos de cambio, sino también los organizativos y sociales, así como las interacciones que se producen entre ellos durante su implantación. Asimismo, la realización de este trabajo nos proporcionará la posibilidad de profundizar en los fundamentos teóricos del BPR y de considerar la contribución de su implantación al desarrollo de la Función Financiera y la Gestión de Tesorería practicada por las organizaciones en el entorno empresarial actual. Para alcanzar nuestro objetivo hemos empleado como método de investigación el estudio de caso, considerado en la literatura sobre CG, así como de otras disciplinas afines, tales como Sistemas de Información y Organización, el más adecuado para el estudio del CO (Escobar y Lobo, 2002). En nuestro caso, nos ha permitido captar la forma en la que se ha desarrollado la reingeniería de procesos en su contexto histórico, social, económico y organizativo, lo que ha contribuido a clarificar las dinámicas implícitas de este proceso de cambio, con la consiguiente consideración de los aspectos organizativos y sociales implicados. Con respecto a esto último, la perspectiva holística que hemos adoptado ha hecho posible la consideración de diversos factores intangibles, tales como la cultura organizativa, las relaciones de poder, los comportamientos y las actitudes de las personas, etc., que en conjunto nos han permitido comprender mejor el fenómeno estudiado. Como características básicas del estudio de caso que hemos llevado a cabo, podemos señalar que es único, lo que posibilita estudiar más profundamente la realidad organizativa considerada; longitudinal, puesto que estamos interesados en conocer su evolución antes, durante y después del CO; y principalmente descriptivo y explicativo, dado que pretendemos explicar por qué y cómo se ha producido el BPR y sus repercusiones sobre la CG. Asimismo, para el desarrollo de este estudio de caso hemos empleado el enfoque de procesos (Pettigrew, 1997), lo que se ha traducido en la distinción de diferentes niveles de análisis (sector industrial, grupo empresarial, empresa filial, función financiera y departamento de tesorería y sus componentes), la consideración de las interconexiones temporales y las interrelaciones entre contexto y acción que se han producido, y la adopción de una perspectiva holística del proceso de CO investigado. Durante el transcurso del trabajo de campo hemos utilizado diversas técnicas para la recogida de información: observación participante, entrevistas semiestructuradas, observación directa, análisis de documentos, conversaciones informales, análisis de los sistemas informáticos junto con los empleados, acceso a la Intranet de la organización e información difundida en páginas Web. Estas técnicas nos han proporcionado la información necesaria para nuestro estudio, si bien tenemos que destacar de entre ellas, la observación participante porque su empleo nos ha permitido conocer la empresa objeto de estudio con profundidad, además de tener un efecto sinérgico en la utilización de otras técnicas, fundamentalmente las entrevistas semiestructuradas y el análisis de documentos. Precisamente, la posibilidad de acceder a una extensa información sobre la empresa estudiada fue uno de los criterios considerados para la selección del caso. El otro, como no podía ser de otra forma, lo constituye su adecuación al objetivo de nuestra investigación. En este sentido, hemos tenido la posibilidad de analizar el proceso de CO experimentado por el Departamento de Tesorería de una de las mayores empresas españolas que operaba en el sector eléctrico. Como aspectos más destacados, podemos señalar que el Sector Eléctrico Español inició formalmente su proceso de desregulación y liberalización a partir de la entrada en vigor de la Ley 54/1997, de 27 de noviembre, del Sector Eléctrico, cuyo propósito era incrementar la competencia, de acuerdo con las directivas de la Unión Europea. Por otro lado, la empresa seleccionada fue absorbida a mediados de los 90 por uno de los mayores grupos eléctricos a nivel mundial, de nacionalidad española. Este grupo empresarial finalizó su proceso de privatización en la segunda mitad de los 90, afrontando a partir de entonces un importante proceso de reordenación societaria para su integración y reorganización por líneas de negocio, de importantes repercusiones para sus filiales. Estos cambios en conjunto afectaron de forma más que considerable al Departamento de Tesorería objeto de estudio y a la Gestión de Tesorería que venía desarrollando éste. Así, en un período de seis años aproximadamente, el sistema de tesorería fue cambiado en tres ocasiones. El último se produjo en 1998, cuando la matriz del grupo empresarial decidió llevar a cabo el primer proyecto corporativo denominado SIE-2000, cuyo objetivo era implantar un sistema para la planificación de los recursos empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) para los procesos financieros de todas las filiales basado en la plataforma tecnológica SAP R/3, donde se incluye el módulo de Tesorería. Esto provocó el rediseño de los procesos de Tesorería, con las consiguientes repercusiones sobre las dimensiones tecnológica, organizativa y humana que hemos considerado. Para analizar los resultados del estudio de caso y contrastar con la evidencia los argumentos teóricos examinados durante la revisión de la literatura especializada que hemos realizado, planteamos las siguientes proposiciones: Primera. Los cambios del entorno empresarial inducen procesos de cambio en las organizaciones. Segunda. Más en concreto, el avance de las tecnologías de la información está permitiendo a las organizaciones emprender importantes procesos de CO a través de BPR. Tercera. El BPR se despliega a lo largo de una serie de etapas, en las que el compromiso de la Alta Dirección, el liderazgo, la comunicación, la participación de los empleados y la estructura de equipo constituyen factores decisivos. Cuarta. Durante la implantación del BPR se producen cambios radicales en las dimensiones tecnológica, organizativa y humana de la organización que en conjunto, dan lugar a mejoras drásticas de rendimiento. Quinta. La implantación del BPR es compatible con otras filosofías de gestión, particularmente con la Gestión de la Calidad Total (Total Quality Management, TQM). Sexta. Los cambios del entorno empresarial están dando lugar a la evolución de la Función Financiera tradicional hacia la nueva Función Financiera y, más en particular, de una Tesorería Operativa a una Tesorería de Gestión, lo que es facilitado por el rediseño de sus procesos basado en las nuevas TI. Séptima. El BPR desarrollado para la implantación de un sistema ERP en el Área Económico-Financiera, induce un proceso de CO de gran impacto sobre la CG y su contexto social y organizativo. Teniendo en cuenta todo lo ya expuesto, decidimos estructurar el trabajo como sigue: a.- En el primer capítulo ofrecemos una visión general del campo de investigación de la CG y los procesos de CO que constituyen el marco global de referencia de nuestro trabajo. Para ello, consideramos la evolución que ha experimentado la CG, sobre todo en la década de los 90, refiriéndonos específicamente a su carácter multidisciplinar. En esta línea, definimos la CG y analizamos las importantes aportaciones realizadas por la Teoría de la Organización y otras disciplinas, las alternativas al tradicional paradigma funcionalista en CG y la investigación sobre los procesos de CO, exponiendo a continuación las razones particulares que justifican el estudio del BPR. Al igual que para la CG, ofrecemos una visión general sobre la investigación de CO que nos ha permitido enfocar mejor nuestro trabajo. Así, en primer lugar consideramos su interdisciplinariedad y pluralismo, los determinantes del CO y sus tipos más relevantes, la resistencia interna ligada a los procesos de cambio y su tratamiento a través de la gestión del cambio. En segundo lugar, nos ocupamos de los tres principales tipos de inductores de cambio presentes en la literatura, como son: (1) la privatización de las empresas dentro del marco general de una economía capitalista, lo que guarda una estrecha relación con la desregulación y la liberalización de sectores industriales y el consiguiente incremento de la competencia; (2) la concentración empresarial en los sectores industriales, a través principalmente de las operaciones de fusiones y adquisiciones; y (3) el avance de las nuevas TI y su implantación en las organizaciones. b.- En el segundo capítulo exponemos los fundamentos teóricos del BPR. A este respecto, realizamos una revisión de la literatura generada por esta práctica empresarial, centrándonos en su naturaleza y concepto, señalando sus objetivos básicos, su tipología y una serie de factores que se entienden integrados en la reingeniería, tales como el compromiso de la Alta Dirección, el liderazgo, la comunicación, la participación de los empleados y los equipos. Posteriormente analizamos la evolución del proceso de CO que genera el BPR y los distintos aspectos que comprende, refiriéndonos a las tres dimensiones a través de las que se despliega el cambio: tecnológica, organizativa y humana. Completamos este capítulo con dos cuestiones, la consideración de las principales críticas y limitaciones que se le atribuyen a la reingeniería, con especial referencia a las causas más comunes de su fracaso y su relación con la TQM. c.- En el tercer capítulo nos ocupamos, en primer lugar, de la Función Financiera y de la evolución de su papel dentro de la organización, motivada por las importantes repercusiones que han tenido sobre ella los cambios del entorno empresarial. En segundo lugar, una vez fijado su contexto más inmediato, nos referimos a la Gestión de Tesorería, entendida dentro del sistema más amplio de CG, considerando los aspectos más destacados por la investigación, en concreto, su conceptualización y distinción del Cash Management, las funciones desempeñadas por los departamentos de Tesorería y su evolución, la centralización e informatización de la Tesorería, sus relaciones con las entidades financieras, los instrumentos que éstas últimas ponen a disposición de las empresas para la realización de sus cobros y pagos y, por último, el debate sobre la consideración de la Tesorería como centro de costes o de beneficios. Finalizamos este capítulo refiriéndonos a la necesidad de investigar sobre la reingeniería de la Función Financiera y la Gestión de Tesorería, ya que este tipo de cambios puede realizar importantes contribuciones a la evolución de éstas. d.- Así pues, seguimos un recorrido desde lo más general, la visión amplia de la CG, a lo más particular, la Gestión de Tesorería, habiendo enlazado la CG y la Reingeniería de Procesos de Negocio a través del CO, concretándolo para el caso de la Gestión de Tesorería. Los fundamentos teóricos expuestos en estos primeros capítulos son empleados para analizar los resultados del estudio de caso longitudinal con un enfoque de procesos que hemos elaborado y que presentamos en el cuarto capítulo. Este análisis además está estructurado en función de las proposiciones planteadas que siguen el orden de los tres primeros capítulos. Previamente, hacemos referencia a la adecuación del método de investigación para alcanzar nuestro objetivo, las razones particulares que nos han llevado a seleccionar a la empresa estudiada, el planteamiento de las proposiciones a contrastar y las técnicas empleadas para la recogida de información. Seguidamente, exponemos los resultados del estudio de caso, cuya base la constituye el proceso de CO inducido por la reingeniería de procesos para la implantación del Proyecto SIE-2000 impuesto por la matriz del grupo empresarial al que se incorporó la empresa estudiada en los años 90, con especial atención a sus repercusiones sobre el Departamento de Tesorería y la Gestión de Tesorería. Así, para cada nivel de análisis, hemos considerado su evolución antes, durante y después de la implantación de SIE- 2000, distinguiendo asimismo los cambios más relevantes a sus dimensiones tecnológica, organizativa y humana. e.- Por último, en el quinto capítulo exponemos las conclusiones al cuerpo teórico y empíricas alcanzadas con la realización de este trabajo de investigación, que completamos con la referencia a una serie de extensiones de la línea de investigación que hemos desarrollado.