La gestión de los documentos electrónicosnormalización y ordenamiento jurídico

Resumen

La revolución digital en la que nos encontramos repercute no sólo en los soportes y formatos de los documentos sino también, y de manera relevante, en nuevos modelos de procesos y de gestión, que demandan otros conocimientos y competencias del personal. La interdisciplinaridad es cada vez más necesaria para la resolución de los retos de nuestra era. Los archiveros no sólo deben conocer el nuevo marco normativo, sino que deben estar involucrados en el trabajo regulador, que incidirá en la planificación y gestión de la información. Un marco normativo que se deberá adecuar para regular un nuevo modelo de administración, y para dar validez a los documentos electrónicos. Y esas disposiciones legales y la jurisprudencia se deben también ajustar a las sociedades democráticas, donde las evidencias de los actos administrativos y de gobierno deben ser accesibles, con eficacia. Los archiveros son conscientes de los nuevos riesgos que supone la gestión de los documentos electrónicos, por ello las normas jurídicas y las normas de buenas prácticas ayudan a canalizar soluciones para minimizar esos riesgos, en aspectos tan importantes como a preservación digital, la autenticidad e integridad de los documentos, la interoperabilidad, la descripción, la recuperación de la información, la protección de datos, la reutilización de la información, la transparencia, las responsabilidades o el gobierno abierto. Los aspectos legales inciden desde la misma generación de los documentos. Los gobiernos locales, más cercanos a los ciudadanos, deben de dar signos de transparencia y accesibilidad para alentar un diálogo entre gobernantes y gobernados, mediante una administración más cercana y rápida en la capacidad de respuesta. Es un dialogo bidireccional que aumenta la confianza de los ciudadanos en sus gobiernos. El Reglamento Europeo n °910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (denominado eIDAS), es un incentivo legislativo para que los servicios de nuestras administraciones sean confiables a los ciudadanos, entre ellos deben de estar los servicios archivísticos y los servicios de información de las administraciones públicas. Para disponer de un “servicio de confianza cualificado” los prestadores del servicio deben de ser auditados, para confirmar que prestan correctamente los servicios establecidos. Si bien el reglamento indica que los auditores deben ser externos a la organización, las inspecciones y auditorías internas de archivos han estado contemplados en el ordenamiento jurídico español, como un medio de evaluar el servicio prestado y funcionamiento de nuestras instituciones archivísticas. En el presente número de Tabula encontramos análisis de algunos de los aspectos tan amplios que las normas están contemplado, poniendo de relieve su importancia en la labor archivística, en la eficiencia de las administraciones y, en definitiva, en un gobierno democrático confiable. Se aborda la terminología en la gestión de los documentos de archivos las insuficiencias el marco jurídico vigente, se remarca la reutilización, la interoperabilidad y la descripción, se analiza la protección de los secretos empresariales y de datos de carácter personal y se resalta la importancia de la interoperabilidad administrativa.